Sicherheit im E-Mail-Verkehr: Virenschutz Spamfilter Verschlüsselung via Passwort & Co.

Die unternehmerische Kommunikation hat sich mittlerweile nahezu komplett digitalisiert. Natürlich sind persönliche Gespräche immer noch von zentraler Bedeutung, Anfragen lassen sich jedoch zeitnah auch via E-Mail beantworten.

E-Mails zeichnen sich nicht nur durch einen schnellen Versand aus, der Zugriff darauf kann dank mobiler Anwendungen mittlerweile auch von überall aus sehr flexibel gehandhabt werden. Es ist daher auch nicht weiter verwunderlich, dass sich Unternehmen einer wachsenden Flut an ein- und ausgehenden E-Mails gegenübersehen.

Doch diese ganzen elektronischen Nachrichten müssen nicht nur entsprechend archiviert und bearbeitet werden, bei den hohen zu übertragenden Mengen gilt es auch, auf Gefahren zu achten. So werden vor allem öffentliche E-Mail-Adressen, die auch im Internet zu finden sind, gern für den Versand von sogenannten Spam-Mails missbraucht. Der Empfänger erhält dann nicht nur werbende Inhalte, die er weder bestellt hat, noch benötigt, sondern mitunter auch schädliche Software, wie Trojaner oder Viren.

Komplettlösungen für E-Mail Archivierung, Management und Back-up bedenken hier vor allem die Sicherheit des Nachrichtenflusses. Dabei spielt es auch gar keine Rolle, ob online oder offline auf die Nachrichten zugegriffen wird. Sowohl bei der aktuellen Bearbeitung als auch bei der nachtäglichen Bearbeitung im E-Mail Archiv warten derartige Komplettlösungen mit hohen Sicherheitsansprüchen und Zertifikaten auf.

Automatisierte Prozesse schaffen mehr Sicherheit

Wie derartige Systeme, beispielsweise von Redoxx, in Bezug auf die Datensicherheit funktionieren, können Interessenten unter anderem hier nachlesen, wenn sie das Portal des Anbieters aufsuchen.

Datensicherheit kann jedoch stets auf vielfältigen Wegen geschaffen und gewährleistet werden. Einerseits überprüfen Komplettlösungen automatisch eingehende und ausgehende elektronische Post hinsichtlich eventueller Schadsoftware und Viren. Zum anderen ist diesbezüglich meist auch ein Spamfilter integriert, der unerwünschte Nachrichten automatisch in die entsprechende Kategorie im Archiv verschiebt.

Mehr Datensicherheit kann allerdings auch bei der Übertragung ausgehender E-Mails erzielt werden. Hier lässt sich der Schutz beispielsweise durch die Vergabe eines zusätzlichen Passworts erhöhen. Da in einer Softwareanwendung, in welcher ein reger E-Mail-Fluss archiviert und gesichert wird, viele Daten ausgetauscht und übertragen werden, sollten auch hier entsprechende Sicherheitslösungen zum Einsatz kommen.

Ein guter Anbieter für Archivierungssysteme zeichnet sich aber auch dadurch aus, dass er die Datenübertragung verschlüsselt realisiert. Hierfür werden verschiedene Skripte genutzt, die sowohl im Archiv als auch bei der aktuellen Bearbeitung greifen. Diese Verschlüsselungsmethoden sollten vom Hersteller der Komplettlösung stets auf die aktuellen Gegebenheiten angepasst werden, denn schließlich lauern täglich neue Gefahren im Internet, denen sich Unternehmen ausgesetzt sehen.

Da vom E-Mail-Verkehr im unternehmerischen Bereich vieles abhängt, sollte die Sicherheit bei der Suche nach der richtigen Archivierungslösung nicht unterschätzt werden. Sowohl die eigenen sensiblen Daten können dadurch geschützt werden, als dass auch Informationen von Kunden und Geschäftspartner nicht in falsche Hände gelangen.

Bildquelle: pixabay.com; Public Domain CC0

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